W2, 1099 e ITIN: los términos que mucha gente usa mal
Contratar como W2 o 1099 cambia impuestos, costo y riesgo. Y ITIN, EIN y SSN no son lo mismo. Entiéndalo antes de que el error se convierta en multa.
Hay palabras que deciden su negocio y pasan desapercibidas. W2, 1099, ITIN, EIN. Muchos contractors confunden estos términos, y el error no se queda en la conversación: aparece en la cuenta de impuestos, en el costo de la mano de obra y en el riesgo de recibir una multa.
No es el nombre que usted escribe en el papel lo que decide si alguien es empleado o contratista. Es la relación de trabajo real. El IRS mira los hechos, no la etiqueta.
SSN, ITIN y EIN: tres números, tres funciones
| SSN | Identifica a la persona física. Para ciudadanos y residentes. |
| ITIN | Para que quien no tiene derecho a SSN declare impuestos y abra un negocio. No autoriza a trabajar. |
| EIN | Identifica a la empresa ante el IRS. Usted no necesita SSN ni ITIN para obtenerlo. |
W2 y 1099: la diferencia que pesa en el bolsillo
Ambos son formas de pagar a quien trabaja para usted, pero funcionan de manera muy diferente:
| Punto | W2 · empleado | 1099 · contratista |
|---|---|---|
| Impuesto | La empresa retiene y paga. Paga la mitad del FICA, 7,65%. | El contratista paga su propio impuesto, el self-employment de 15,3%. |
| Control | Usted define horario, herramienta y cómo se hace el trabajo. | Él decide cómo lo ejecuta. Usted contrata el resultado. |
| Costo extra | Workers comp, unemployment y beneficios entran en la cuenta. | Sin esas cargas directas, pero con más riesgo de clasificación. |
| Documento | Formulario W2 al final del año. | W9 al inicio, 1099-NEC al final del año. |
Lo que decide la clasificación es la relación, no la etiqueta
El IRS usa tres criterios para saber si alguien es empleado o contratista: control sobre el comportamiento, es decir, quién decide cómo se hace el trabajo; control financiero, quién paga la herramienta y el material y cómo se acuerda el pago; y el tipo de relación, si es permanente, si tiene beneficios y si es parte central del negocio. Llamar 1099 a quien trabaja como empleado no lo protege a usted.
Las cifras de 2026
- 1099-NEC a partir de US$2.000. El límite para emitir el 1099-NEC subió de US$600 a US$2.000 por contratista al año.
- Self-employment tax de 15,3%. Quien es 1099 paga sobre los primeros US$184.500 de ganancia neta, más Medicare por encima de esa cifra.
- FICA de 7,65%. En el W2, esta es la mitad que la empresa paga además del salario del empleado.
El riesgo de clasificar mal
No es teórico. Cuando se detecta una clasificación incorrecta, la cuenta suma impuestos atrasados, multa, intereses y costos legales. Los promedios van de US$10 mil a más de US$100 mil por trabajador mal clasificado. Y la construcción está entre los sectores que el Department of Labor revisa con más atención.
Cómo decidir en la práctica
- Si usted controla el día a día, es W2. Horario fijo, su herramienta, su supervisión: eso es un empleado.
- Si es un servicio puntual e independiente, puede ser 1099. La persona tiene su propia empresa, otros clientes y decide cómo trabaja.
- Ante la duda, documente. W9 firmado, contrato claro y registro de cómo funciona la relación. Los papeles en orden protegen.
- Confírmelo con un contador. La regla cambia según el estado y el costo de equivocarse es alto.
Esto es orientación general, no asesoramiento fiscal. Antes de definir cómo contratar, confirme su situación con un contador o abogado. Las reglas y los montos cambian y varían según el estado.
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Fundadora de FourRise Consulting. Empresaria con experiencia directa en el sector de la construcción en los Estados Unidos y creadora del Método F.O.U.R.