W2, 1099 e ITIN: os termos que muita gente usa errado
Contratar como W2 ou 1099 muda imposto, custo e risco. E ITIN, EIN e SSN não são a mesma coisa. Entenda antes que o erro vire multa.
Tem palavra que decide o seu negócio e passa batido. W2, 1099, ITIN, EIN. Muito contractor usa esses termos trocados, e o erro não fica só na conversa: ele aparece na conta do imposto, no custo da mão de obra e no risco de levar uma multa.
Não é o nome que você escreve no papel que decide se alguém é funcionário ou contratado. É a relação de trabalho real. O IRS olha para os fatos, não para o rótulo.
SSN, ITIN e EIN: três números, três funções
| SSN | Identifica a pessoa física. Para cidadãos e residentes. |
| ITIN | Para quem não tem direito a SSN declarar imposto e abrir negócio. Não autoriza trabalho. |
| EIN | Identifica a empresa perante o IRS. Você não precisa de SSN nem ITIN para conseguir um. |
W2 e 1099: a diferença que pesa no bolso
Os dois são formas de pagar quem trabalha para você, mas funcionam de um jeito bem diferente:
| Ponto | W2 · funcionário | 1099 · contratado |
|---|---|---|
| Imposto | A empresa retém e recolhe. Paga metade do FICA, 7,65%. | O contratado paga o próprio imposto, o self-employment de 15,3%. |
| Controle | Você define horário, ferramenta e como o serviço é feito. | Ele decide como executa. Você contrata o resultado. |
| Custo extra | Workers comp, unemployment e benefícios entram na conta. | Sem esses encargos diretos, mas com mais risco de classificação. |
| Documento | Formulário W2 no fim do ano. | W9 no começo, 1099-NEC no fim do ano. |
Quem decide a classificação é a relação, não o rótulo
O IRS usa três frentes para saber se alguém é funcionário ou contratado: controle sobre o comportamento, ou seja quem manda em como o serviço é feito; controle financeiro, quem banca ferramenta e material e como o pagamento é combinado; e o tipo de relação, se é permanente, tem benefício e é o core do negócio. Chamar de 1099 quem trabalha como funcionário não protege você.
Os números de 2026
- 1099-NEC a partir de US$2.000. O limite para emitir o 1099-NEC subiu de US$600 para US$2.000 por contratado no ano.
- Self-employment tax de 15,3%. Quem é 1099 paga sobre os primeiros US$184.500 de lucro líquido, mais Medicare acima disso.
- FICA de 7,65%. No W2, essa é a metade que a empresa paga por cima do salário do funcionário.
O risco de classificar errado
Não é teórico. Quando a classificação errada é pega, a conta junta imposto atrasado, multa, juros e custo jurídico. As médias vão de US$10 mil a mais de US$100 mil por trabalhador classificado errado. E a construção está entre os setores que o Department of Labor olha com mais atenção.
Como decidir na prática
- Se você controla o dia a dia, é W2. Horário fixo, sua ferramenta, sua supervisão: isso é funcionário.
- Se é serviço pontual e independente, pode ser 1099. O sujeito tem a própria empresa, outros clientes e decide como faz.
- Na dúvida, documente. W9 assinado, contrato claro e registro de como a relação funciona. Papel organizado protege.
- Confirme com um contador. A regra muda por estado e o custo de errar é alto.
Isto é orientação geral, não é aconselhamento fiscal. Antes de definir como contratar, confirme a sua situação com um contador ou advogado. As regras e os valores mudam e variam por estado.
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Fundadora da FourRise Consulting. Empresária com experiência direta no setor da construction nos Estados Unidos e criadora do Método F.O.U.R.